Persönliche Assistenz verlässlich koordinieren – gemeinsam mit den Menschen, die sie nutzen.

Wer arbeitet mit Life-Desk?

• Firmenadmin

  Richtet die Firma ein: Teams, Teamleitungen, Assistenzkräfte und assistenznehmende Personen. Legt das Arbeitszeit-Regelprofil der Firma fest.

• Teamleitung

  Gruppen- oder Bereichsleitung. Plant Dienste, organisiert Begleitung zu Terminen, bearbeitet Wünsche und gibt Zeitnachweise frei.

• Assistenzkraft

  Sieht die eigenen Dienste, meldet Ausfälle ohne Diagnose, erfasst tatsächliche Zeiten und sieht Termine ihres Einsatzes.

• Assistenznehmende Person

  Sieht, wer wann kommt. Trägt eigene Termine und Wünsche ein und verfolgt den Bearbeitungsstand. Die Nutzung ist freiwillig.

Was Life-Desk heute kann

• Getrennte Firmenumgebungen

  Jede Firma ist ein eigener Mandant. Rechte hängen an Rolle, Team- und Personenzuordnung und werden bei jedem Aufruf serverseitig geprüft.

• Dienstplanung mit Prüfung

  Dienste werden zuerst als Entwurf angelegt und dann veröffentlicht. Überschneidungen, Ruhezeit und Höchstdauer werden nach dem Regelprofil Ihrer Firma geprüft. Unzulässige Besetzungen lassen sich nicht speichern.

• Zugang für Assistenznehmende

  Die Person sieht ihre veröffentlichten Dienste, Änderungen und offene Besetzungen. Personalgründe bleiben verborgen.

• Arzt-, Therapie- und persönliche Termine

  Termine werden mit externer Bestätigung und Quelle erfasst. Begleitung und Transport werden getrennt geplant. „Gesichert“ gibt es erst, wenn Dienst, Zeit, Ort und Transport zusammenpassen.

• Ausfälle organisieren

  Eine Krankmeldung ist jederzeit möglich, ohne Diagnose und ohne eigenen Ersatz. Der Dienst wird offen, die zuständige Teamleitung wird informiert.

• Zeiten nachweisen

  Tatsächliche Zeiten werden erfasst, von der Leitung freigegeben und als CSV exportiert. Plan und Istzeit bleiben getrennt.

So startet Ihre Firma

1. Anfrage stellen. Sie registrieren Ihre Firma mit Ansprechperson und Kontaktdaten.
2. Prüfung und Freischaltung. Das Life-Desk-Team prüft die Anfrage persönlich und schaltet Ihre Firma frei.
3. Firmenadmin-Zugang. Sie erhalten einen persönlichen Einladungslink, setzen ein Passwort und richten die Zwei-Faktor-Anmeldung ein. Damit sind Sie Firmenadmin.
4. Firma einrichten. Sie legen Teams, Teamleitungen, Assistenzkräfte und assistenznehmende Personen an. Jede Person erhält einen eigenen Einladungslink.
5. Klienten-Zugang. Assistenznehmende Personen bekommen auf Wunsch einen eigenen Zugang für Zeiten, Termine und Wünsche.

Datenschutz und Sicherheit – was umgesetzt ist

• Zwei-Faktor-Anmeldung ist Pflicht für Firmenadmin, Teamleitung und Superadmin.
• Persönliche Zugänge, keine Gemeinschaftskonten. Einladungslinks gelten einmalig und sieben Tage.
• Sperrungen wirken sofort, auch in bereits geöffneten Sitzungen.
• Wichtige Vorgänge werden protokolliert, ohne Diagnosen oder Freitexte im Protokoll.
• Der Superadmin hat keinen Routinezugriff auf Termine, Dienste oder Wünsche von Firmen.
• Life-Desk versendet keine E-Mails mit Gesundheits- oder Personendaten.

Betriebsstandort, Auftragsverarbeitung und Unterauftragnehmer werden vor Vertragsschluss offengelegt. Die Datenschutzhinweise finden Sie unter Datenschutz.

Was Life-Desk bewusst nicht tut

• Keine Medikamentengabe, Dosierung oder medizinische Empfehlung. Life-Desk ist kein Medizinprodukt.
• Keine Lohn- oder Kostenträgerabrechnung. Freigegebene Zeiten gibt es als CSV-Export, nicht als geprüfte DATEV-Schnittstelle.
• Keine automatische Buchung bei Praxen oder Therapeuten und kein Abgleich mit privaten Kalendern.
• Keine vollautomatische Dienstplanerstellung und keine Offline-Akte.
• Keine Rechtsberatung: Arbeitszeitregeln, Bereitschaftsmodelle und Mitbestimmung muss Ihre Firma fachlich prüfen und im Regelprofil hinterlegen.

Life-Desk befindet sich im Aufbau und wird mit Pilotfirmen erprobt. Der Funktionsumfang wächst schrittweise.